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Spare Zeit durch neue Wege in der Automatisierung -

DSGVO-konform und einfache Umsetzung

Starten wir mit der automatisierten Kontaktierung und Betreuung von potentiellen Kunden, die du als Unternehmer auf Veranstaltungen kennen lernst oder die dich an deinem Messestand besuchen.


Die Buchung eines Messestand kostet schon sehr viel Geld, dazu gesellen sich dann nicht unerhebliche Kosten für Werbeartikel, Flyer, Catering und natürlich Reisekosten und Unterkunft. Ganz zu schweigen von dem, was die ganze Planung und Organisation für Zeit beansprucht. Die eingesammelten Visitenkarten dann im Karton unbearbeitet liegen zu lassen, ist nicht nachvollziehbar und unfassbar. Aber tatsächlich machen dies viele Firmen und auch ich habe das so gemacht. Wer hat schon Lust, Papier-Visitenkarten-Daten abzutippen? Unternehmer, die ein wenig pflichtbewusster sind, delegieren es wenigstens, aber damit ist es ja nicht getan. 


Ob nun analog im Karton oder digital im System, das entspricht nicht der Kundenorientierung, die heute im Zeitalter der Digitalisierung so wichtig ist. Der Mensch steht mehr denn je im Mittelpunkt. Nicht nur der Kunde, sondern auch du als Unternehmer. Es muss also eine Lösung her, wie du Zeit und Geld sparst, um qualitative Zeit zu erhalten. Und die gibt es! Und das Beste ist, dass sie inzwischen für den Mittelstand bezahlbar ist und nicht nur den Zalandos, Amazons & Co. vorbehalten ist.

„Zeit ist Geld“, ein Ratschlag für junge Kaufleute von Benjamin Franklin aus 1748, der an Aktualität nichts verloren hat.

Automatisierung ist der Turbogang bei der Digitalisierung. Um die Zeit des Abtippens auf ein Minimum zu reduzieren, eignen sich Apps. Mit deinem Smartphone scannst du die Papier-Visitenkarte gleich bei der Übergabe ab, das funktioniert gut, wenn du die richtige App wählst, und nach der kurzen Überprüfung überträgst du die Daten von der App in ein Kundenbeziehungs-Management-System, kurz CRM. 


Kaboom, das ist Schritt eins der Automatisierung, aber du hast du bisher lediglich ein klein wenig Zeit gespart. Die anderen Faktoren sind jedoch noch nicht erfüllt, die da wären qualitative Zeit erhalten, Umsatz steigern und insbesondere deinen potentiellen Kunden begeistern. Und bei der Auswahl der App ist ausschlaggebend

  1. wie gut die Texterkennung ist und
  2. ob sie DSGVO-konform arbeitet und
  3. ob die App Offline scannen kann
  4. und ein wichtiger Punkt, den ich hier gleich erläutere

Was meinst du, wie du den neuen Kontakt begeisterst, wenn du ihm das lästige Abtippen ersparst? Und was meinst du, wie du ihn begeisterst, wenn deine Digitale-Visitenkarte ganz automatisch zu ihm gelangt nachdem du seine Papier-Visitenkarte gescannt hast?


Kaboom, du hast einen weiteren Faktor der Automatisierung und Digitalisierung erfolgreich umgesetzt: Du begeisterst! Du scannst also mit der richtigen App die Visitenkarte ab, überträgst die Daten in dein System und sendest deine persönliche Daten digital an den potentiellen Kunden durch den Start einer Kampagne.


Jetzt kannst du dein Gegenüber noch mehr begeistern, wenn du den 4. Punkt berücksichtigst und keine Standardantwort per eMail versendest und plump auf deine Internetseite verweist, sondern ihn direkt mit relevanten Daten informierst. Dies bewerkstelligst du ganz einfach durch das Targetieren, was nichts anderes bedeutet, als das du beim Scannen der Visitenkarte, eine kleine Notiz hinterlegst, einen sogenannten "Tag". Wenn du mit mehreren Mitarbeitern auf dem Messestand vertreten bist, kann dieser "Tag", z.B. deine Initialen sein, damit der neue Kontakt deine Digitale - Visitenkarte erhält und nicht die des Kollegen. Oder der Tag "Produkt A", "Produkt B", damit der Interessent die Informationen zum entsprechenden Produkt erhält. Du kannst auch gleich mehrere Tags hinterlegen, dich auf die Messe beziehen, vielleicht eine Umfrage hierzu startest.


Wichtig ist, dass die Tags innerhalb der App angezeigt werden, damit du dich sie nicht alle manuell eingeben musst oder dich vertippst. Die Auswahl der richtigen App ist also entscheiden für deinen Erfolg und die Zeitersparnis.


Die Kampagne, die durch den Scann der Visitenkarte gestartet wird, sichert, dass der potentielle Kunde optimal und unverzüglich betreut wird und so wird Stück für Stück oder besser gesagt Woche für Woche ein Vertrauensverhältnis aufgebaut. Anhand der Reaktionen wird der Kontakt eher nicht dein Kunde und bittet um Löschung seiner Daten oder aber er verwandelt sich zum qualifizierten Interessenten, schließlich zum Kunden und wenn du es richtig gut machst, zum Fan deines Unternehmens.


Kaboomjetzt hast hast alle Faktoren erfolgreich umgesetzt: Zeit gespart, Kunden begeistert und Umsatz gesteigert.

Raus in die Welt, in der Realität oder Online, dein Unternehmen präsentieren.

Die Kommunikation mit Interessenten*innen über relevante Informationen starten

Mit Zeitersparnis, Begeisterung und Umsatzsteigerung die Automatisierung integrieren

Lass uns mal deinen bisherigen Zeitaufwand errechnen und welche finanzielle Ersparnis du bei Automatisierung hast:


Wenn in deinem Unternehmen pro Monat 200 Papier - Visitenkarten eingesammelt werden (Messe, Veranstaltungen, Termine) und das Eintippen der personenbezogenen Daten und das Schreiben einer ersten eMail an den Kontakt etwa zehn Minuten Zeit in Anspruch nimmt und wir von einem Stundenlohn von nur 30 Euro ausgehen, liegen wir bei 1.000 Euro pro Monat  (200 Visitenkarten x 10 Minuten = 33,33 Stunden) . 


Wenn du mit Automatisierung arbeitest, setzt du das System einmal auf und erspart jedes Jahr rd. 12.000 Euro.

Wie kannst du dies umsetzen ? Definitiv unkompliziert


Ist das schon alles? Nein, das ist es nicht. Der Datenschutz spielt seit Inkrafttreten der DSGVO noch eine bedeutende Rolle, denn die Übergabe einer Visitenkarte gilt seitdem nicht mehr als Einverständnis die personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen, was man mit normalen Menschenverstand schlussfolgern würde, sondern als Erhebung von personenbezogenen Daten. Damit stehst du als Unternehmer in der Pflicht der Person mitzuteilen, was nun mit den Daten passiert und gemäß DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung - quasi sofort (googel einfach Mal nach Artikel 13 DSGVO).  Meines Erachtens ist da nur mit Automatisierung einfach und professionell lösbar oder willst du stattdessen monatlich mit 200 ausgedruckten Transparenzerklärungen "rumlaufen", um die neuen Kontakte zu informieren und deinen Nachweis zu führen?


Mit Hilfe der richtigen Tools kommst du auf ein neues Level der Visitenkartenverarbeitung, der Betreuung deiner potentiellen Kunden und selbstverständlich der Zeitersparnis, alles einfacher und günstiger als du denkst. 

Beate Roth

zertifizierte Beraterin für Marketing-Automatisierung

Über deine Ansprechpartnerin

Dinge zu vereinfachen und das Ganze verknüpft - digital und analog - und auch noch "in schön", so verstehe ich Unternehmertum.  Digitalität, als Wortschöpfung aus Digitalisierung und Realität, ist insofern der Name meiner Firma, die Unternehmern, die bei der Digitalisierung nur Kauderwelsch verstehen, Strategien zur Transformation des Unternehmens und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und des Marketings liefert. Im Besonderen gehe ich auf die Immobilienbranche ein, in der ich meine Praxiserfahrungen sammle.

Digitalität GmbH