Mit Buchhaltungsprogrammen die Finanzen automatisieren
März 30, 2021

Mit Buchhaltungssoftware die Finanzen automatisieren – geht das?

Buchhaltung, das war einer meiner ersten Aufgaben als Selbständige. Meine Selbständigkeit begann ja sehr früh mit 18 Jahren als Mutter, also sofort von der Schulbank aus ins Unternehmerleben. Nichts anderes ist es nämlich, wenn auf einmal alles anders ist und man sich neu sortieren muss. Nicht anderes erleben einige Unternehmer*innen derzeit:

Alles ist anders - nicht erst seit Corona

Alles verändert sich fundamental und das seit Einführung des Internets und mit Fortschreitung der Digitalisierung.  Allerdings haben sich viele Unternehmen bei weitem noch nicht in dem Maße angepasst oder umgestellt, wie sich alles rundherum verändert hat. Leider bemerken das jetzt in der Pandemiezeit einige Unternehmer*innen sehr schmerzhaft. 

Gerade bei der Liquidität eines Unternehmens ist es wichtig, den Überblick zu behalten und gleichzeitig dem Ganzen nicht zu viel Aufmerksamkeit und Zeit zu schenken. Daher empfehle ich, die Buchhaltung zu automatisieren und zu digitalisieren. Veränderungsbereit sein und loslegen.

"Erfolg hat drei Buchstaben: TUN"  - Johann Wolfgang von Goethe

Finanzbuchhaltung wird anders

Alles hat sich damals bei mir verändert, als ich auf einmal Mama war. Ich musste mich neu sortieren. Meine eigene Welt von außen betrachten, um eine Lösung für die neue Situation zu finden. Für mich bedeutete es, dass ich keine Ausbildung absolvierte und nicht daran verzweifelte, dass ich nun ohne Lehre mein Berufsleben startete. Nein, ich habe die Situation angenommen und mich auf´s Muttersein gefreut und darauf, meine eigene Chefin zu sein.

Ich heiratete und da mein Ehemann selbständig war, übernahm ich die Buchhaltung. Zumindest das Ordnen der Belege, die Aufbereitung der Unterlagen für unseren Steuerberater und ich übernahm die Kontrolle über unsere Finanzen.

Auch wenn wir als Unternehmer*innen viel von der Buchhaltung delegieren können, um das Ordnen und Vorbereiten kommen wir kaum drumherum.

Den Unterschied zwischen ordnen und sortieren, den ich im letzten Jahr durch die brand eins Ausgabe 06/2020  Neu sortieren verstanden habe, finde ich dabei sehr wichtig. Bei den Punkten 1-3 zitiere ich aus den Seiten 41 und 42. 

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Sortieren

Sortieren ist die Vorstufe zum Entscheiden. Der Begriff legt einen gewissen Überfluss nahe. Man sortiert, um Unterschiede zu beobachten und nutzen zu können, in Ruhe, mit Distanz, möglichst ohne Vorurteil und blinden Eifer. Sortieren schließt ein, nicht aus. Dieses Sortieren ist Fortschritt.

2

Ordnen 

Ordnungen haben Vereinfachungen zum Ziel. Ordnung schafft man indem man die Dinge nach den bekannten Regeln aufräumt. Das geht in Ordnung, klar, aber es ist natürlich logisch, dass sich dadurch nichts verändern wird. Man sieht vielleicht klarer auf das Bestehende, den Status Quo, das ist auch etwas wert.

3

Ordnen und Sortieren

Beim Ordnen geht es um Reihenfolgen, Routinen, Prozesse, Methoden, alles also, damit man nicht ständig neu erfinden muss. Das Sortieren aber dient dem Neuanfang, dem Verbessern, der Perspektive. Sortieren ist der Wendepunkt.

Damals habe ich lediglich geordnet. Belege geordnet, um sie dem Steuerberater zum buchen, übergeben zu können. In Deutschland ist Buchhaltung ziemlich klar geregelt - oder auch wieder nicht. Zumindest sind Belege und Kontoauszüge die Grundlage für die Finanzbuchhaltung und nicht der Umsatz, wie es in einigen anderen Ländern gehandhabt wird. Und wie es sicherlich leichter zu handhaben wäre.

Nun denn, wir müssen uns anpassen und unsere Regeln definieren, unsere Prozesse analysieren und Methoden finden - und das nachdem wir mit Distanz sortiert haben. Das ist dann der Wendepunkt fürs Unternehmen. 

Ein systematisches Ordnen der Belege vereinfacht das Aufgabengebiet enorm und ich empfehle es dir. Schaffe dir bekannte Regeln und Reihenfolgen, um genau das zu vermeiden, wie es bei brand eins erläutert wurde:

Das du deine Buchhaltung ständig neu erfinden müsstest.

Genauso wie ich meinen TransformationsKurs für Kleine Unternehmen mit dem Untertitel "Mit Schwung und Beharrrlichkeit dein Unternehmen digitalisieren, automatisieren und transformieren" bewerbe, rate ich jedem Unternehmer*in sich der Buchhaltung mit Schwung und Beharrlichkeit zu widmen.

Sie gehört zum Unternehmeralltag einfach dazu und bevor ich auf die zwischenzeitliche Veränderung der Buchhaltung eingehe und der möglichen Digitaliserung und Automatisierung, gehe ich noch kurz darauf ein, ob sich denn tatsächlich so viel verändert hat und wir unser Unternehmen neu sortieren müssen.

Fundamentale Veränderungen im Alltag

"Das Letzte, was einem Fisch auffällt, ist das Wasser in dem er schwimmt", ein toller Satz, den ich auch gerne bei der Positionierungsfindung meiner Kunden nutze. Manchmal merken wir einfach nicht, was wir ständig machen oder was sich alles so verändert hat. Wir befinden uns zu sehr im Wasser.

Daher gebe ich dir ein paar Beispiele aus unserem Alltag. Beispiele wie die Digitalisierung immer weiter fortschreitet. Beachtlich ist, dass die Veränderungsphasen immer kürzer werden: Die Entwicklungen gehen immer schneller von statten. Insofern kann man auch sehr schnell den Anschluss verlieren. Mehr zu der Thematik der Veränderung findest du auch in den beiden Blogbeiträgen Industrielle Revolution und Internet.

Reisen

Wir buchen online anstatt im Reisebüro. Wir tippen unser Ziels ins Navigationsgerät anstatt Passanten zu fragen. Wir checken eigenständig per Smartphone im Flugzeug oder in der Bahn ein anstatt von einem Schaffner*in kontrolliert zu werden. Ein Papierticket ist schon lange passé.

Sport

Wir betreiben Sport virtuell verbunden über eine App mit anderen anstatt im Fitnessclub. Wir nehmen an Challenges teil anstatt das wir uns gegenseitig loben und beklatschen. Wir tracken und checken unsere Werte selbst anstatt uns mit unserem Arzt zu besprechen. Immer dabei: Musik to go.

Arbeit

Wir schreiben eMails anstatt Briefpost, wir tippen WhatsApp Nachrichten anstatt dass wir faxen. Wir arbeiten mit Laptop ausgerüstet, von unterwegs und überall und haben flexible Arbeitsplätze anstatt 9to5 am Firmenstandort. Und die Online Sichtbarkeit ist wichtiger als die Vor Ort Präsenz.

Automatisierung mit Buchhaltungsprogrammen

Klar, ordnen wir weiterhin Belege, denn die steuerliche Vorschriften geben dies vor. Jedoch geht es im Sinne des Sortierens um ein Verbessern und da kommt jetzt die Digitalisierung und Automastisierung ins Spiel. 

Schon lange bekommen wir die Rechnungen nicht mehr per Briefpost zugestellt. Sie landen digital im eMail Postfach oder sie sind bei der Nutzung digitaler Tools in den entsprechenden Account hinterlegt und stehen zum Download zur Verfügung. 

Diese nun auszudrucken und in einem Aktenordner zu ordnen, um sie dem Steuerberater*in per Post oder persönlich zur Verfügung zu stellen, der diese dann wiederum digital erfasst ...., nein, das wäre nahezu chaotisches ordnen. Keine Verbesserung, Zeitverschwendung und umweltunfreundlich.

Daher war eine Veränderung notwendig und die kam 2015 seitens des Bundesministerium der Finanzen mit den Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff,  kurz GoBD. Sie war die Folge der neuen digitalen Technologien und ermöglicht uns Unternehmer*innen mehr und mehr den Weg zur digitalen Bearbeitung. In 2020 trat eine Neuordnung in Kraft, die grundsätzlich die revisionssichere Archivierung regelt und modere Anforderungen berücksichtigt. So wird seitdem dann auch  z.B. das Scannen von Belegen über das Smartphone und das Archivieren in der Cloud erlaubt.

1

Buchhaltungssoftware

Im ersten Stepp habe ich mich in 2011 nach einer neuen Buchhaltungssoftware umgeschaut. Im Netz bin ich damals sehr schnell auf den Testsieger Lexoffice gestoßen. Eine Software, die Gründern meist für ein Jahr zur kostenlosen Nutzung angeboten wird und auch danach recht günstig ist. 


Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und der Support, hilft einem schnell weiter, wenn es doch mal nicht so inntuitiv erscheint.


Lexoffice bietet die Verknüpfung zum Bankkonto - auch zu mehreren, z.B. auch paypal Account - und selbstverständlich kannst du dem Steuerberater*in einen Zugriff gewähren. Aktenordnerversand adé. Welche zwei Banken ich dir passend für die Digitalisierung empfehle, steht übrigens in meinem Blogbeitrag Buchhaltung.


Vielleicht möchtest du ersteinmal selbst buchen und verzichtest auf einen Steuerberater*in. Mit den heutigen Tools ist das easy. Du verknüpfst im Programm dein zuständiges Finanzamt, lädst alle Rechnungen in die Software, ordnest diese den Kontoabbuchungen bzw. zubuchungen zu und versendest die Umsatzsteuer Voranmeldungen

-in meinem Fall- unmittelbar über Lexoffice ans Finanzamt.


Das selbständige Buchen hat den Vorteil, dass man an die Thematik herangeführt wird, etwas dabei lernt und man eigentlich nichts falsch machen kann. Zur Klarstellung: Ich bin keine Steuerberaterin und gebe hier Tipps aus meiner Erfahrung. Meinem Verständnis nach handelt es sich bei der Umsatzsteuer Voranmeldung um eine "VORanmeldung", wie das Wort schon sagt und man dies mit dem Jahresabschluss korrigieren kann. Und den sollte man dann auch mit einem Steuerberater*in besprechen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, das man weiß, worüber überhaupt gesprochen wird.

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Buchhaltungsservice

Im zweiten Stepp suchte ich nach einem Service, der mir die Rechnungen automatisiert in Lexoffice hochladen würde. Immer wenn man eine Schnittstelle sucht, stößt man auf das Angebot der Firma Zapier. Zapier kann alles.

Naja fast, zumindest findet man dort sehr viele Lösungen für digitales Arbeiten und zur Automatisierung von Geschäftsabläufen. Wenn es keine spezielle Lösung gibt, dann gebe ich dir den Tipp bei Zapier nachzuschauen.


Ich brauchte allerdings garnicht suchen. Lexoffice weiß natürlich, welchen Service ihre Kunden sich wünschen, entsprechend werden viele Integrationen angeboten. Das bedeutet, dass mit ein paar wenigen Klicks eine Verbindung zwischen verschiedenen Tools geschlossen wird.


Solltest du nach digitalen Tools suchen, die perfekt miteinander verknüpfbar sind, 

dann hole dir mein kostenloses eBook: Die wilden 13


Durch die Verknüpfung mit Zapier werden Dokumente nicht nur automatisch hochgeladen, sondern sie werden innerhalb von Lexoffice auch automatisch zugeordnet. Selbstverständlich kann man dies individuell einstellen, so das man ggf. manuell die vorgeschlagene Zuordnung bestätigt. 


Mit der App von Lexoffice fühlt es sich so an, als würde auch der Kassenbestand nahezu automatisiert bearbeitet. Man behält den Überblick dadurch, dass man Kassenbelege am Besten gleich beim Bezahlen - wie eben erwähnt - mit dem Smartphone abscannt und zuordnet. Und durch die Verknüpfung mit dem digitalen Geschäftskonto mit Separierung der Umsatzsteuer behält man die Liquidität des Unternehmens im Blick.

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Buchhaltung digitalisieren

Von dem ursprünglichen reinen Ordnen von Papierdokumenten für eine ordnungsgemäße (man achte auf den Begriff) Buchhaltung mit der ich mit 18 quasi meine Selbständigkeit begonnen habe, bin ich schon länger weg. Schritt für Schritt wurde es digitaler. Inzwischen ist meine Buchhaltung komplett digital: Kein Papier mehr. Eine neue Ärä mit (hoffentlich) GoBD konformer Buchhaltung und nun mit neuem Steuerberater Team hat für mich begonnen. Wir testen weiter und sind gespannt, welche Produkte und welche Verordnungen die Automatisierung weiter vorantreiben werden.


Unser neues Steuerberater Team habe ich bisher nur online kennen gelernt, sie suchen ständig nach smarter Technik und menschlicher Kreativität und entwickeln Schnittstellen oder ganze Softwarekomponenten, um durch neue Technologien zu mehr Mobilität und Freiheit des Einzelnen zu gelangen. Und genau darum geht es ja:


Wie sage ich es immer: Der Mensch steht bei der Digitalität im Mittelpunkt!


Insofern war dies sicherlich nicht der letzte Blogbeitrag über das uns immer begleitende Thema der Finanzbuchhaltung sein, das so wichtig, aber für meinen Geschmack auch so langweilig ist.


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