Meine Tools

Digital Arbeiten

Anzeige | "Welche Tools nutzt du denn so, Beate?" Eine oft gestellte Frage und eine häufige Antwort ist:"Es kommt darauf an!"

Ja, es kommt darauf an, auf was sich die Frage bezieht - auf Automatisierungs-Tools, auf Video-Tools, auf Apps, auf Bildbearbeitung, auf Buchhaltungs-Tools. Boah äh, wenn man hier so aufzählt, wird einem noch mehr bewusst, was man als Unternehmerin so alles bewerkstelligt.

In diesem Beitrag gehe ich auf die Tools ein, die mir bei der Organisierung meiner to do´s helfen. Grundsätzlich arbeite ich in der Cloud, denn bei meinem Laptop-Business wäre es sehr fahrlässig, wenn ich die Daten nur auf einer Festplatte speichern würde. Insofern achte ich natürlich bei dem Tool für meine to do´s auf umfassenden Zugriff von überall.

Außer bei meinen schönen Papier - Jahreskalender. Und beim Lernen und Weiterbilden notiere ich auch immer alles handschriftlich.

Aufgaben organisieren

Kein Schnick -Schnack, das gefällt mir bei dem Projektmanagment-Tool. Als App auf dem Smartphone und Online-Zugriff per PC kann ich hier die täglichen to do´s schnell, übersichtlich und unkompliziert nicht nur eingeben, sondern auch abarbeiten. 

Ich habe mir für die verschiedene Bereiche meines Unternehmen verschiedene Projekte angelegt und gebe dann entsprechend die Aufgaben ein. Bei dem Bereich derImmobilienvermarktung, die ich mit meinem Partner zusammen arrangiere, arbeiten wir im Team und weisen uns noch gegenseitig die Aufgaben zu. Jede Immmobilienvermarktung ist ein Projekt und wir sind beide aktuell und bestens informiert - und schieben uns die Aufgaben hin und her 😂.

Aufgaben, Diskussionen, Kalenderansicht, das alles ist vorhanden in Asana. Farbliche Kennzeichnung visualisieren sofort, welche Aufgabe zu welchem Projekt gehören und bei wiederkehrende Aufgaben gebe ich einfach den Turnus ein. Letzteres finde ich super.

Asana - nicht zu viel und nicht zu wenig und das sogar in der kostenlosen Variante. Für mich alles ausreichend und perfekt.

Wenn du ein bisschen mehr willst oder hätte ich ein größeres Team wäre das wahrscheinlich mein Chat-Tool. Slack wird ja schon groß gelobt und das zu Recht. Wirklich umfassend und trotzdem gut verständlich und sehr gut mit anderen Tools und Software kombinierbar.

Ein unübersichtliches hin und her schreiben von eMails ist eh "oldschool" und wird den heutigen Anforderungen überhaupt nicht mehr gerecht. Wenn du so noch arbeitest, machst du dir das Arbeiten echt schwer und meines Erachtens auch sehr unübersichtlich.

Aktuelle ist Slack jedoch für mein Aufgabengebiet und mein Team nicht notwendig. Wie gesagt, mit Asana komme ich aktuell sehr gut zurecht und falls ich mehr benötige kann ich Asana in Slack integrieren. Erneut perfekt. 

Termine, Termine, Termine. Um die Übersicht zu haben welche Aufgaben anstehen, ist eine Synchronisierung von mehreren Kalender und Tools für mich eine gute Variante. Ich komme schon wieder auf Asana. 😁Besonders gut, finde ich hier nämlich die Übertragung der Aufgaben in einen Google Kalender.

Der Google Kalender ist wiederum synchronisiert mit unserem Online Terminkalender von eTermin, indem wir unseren Kunden Zeitfenster zur unkomplizierten Buchung zur Verfügung stellen. Bei Immobilienbesichtigungen, bei denen teilweise 30 Termine und mehr koordiniert werden müssen...- ein wahrer Segen. Unkompliziertes Buchen, Bestätigen oder Verschieben oder auch Stornieren mit automatischer Erinnerung, etc. Das Tool von eTermin ist recht umfassend und kann auf die Bedürfnisse der Nutzer sehr gut angepasst und individualisiert werden. Hier habe ich eher auf ein Tool gesetzt, mit dem mein Unternehmen weiter wachsen kann.

Und tatsächlich schreibe ich eine Menge Termine in meinen Papier Jahreskalender. Das ist einfach zu schön ein geschriebenes Jahr vor sich liegen zu haben und jedes Jahr einen neuen schönen Kalender auszusuchen. Meist kaufe ich die auch unterwegs auf Reisen und denke dann jedes Mal wenn ich ihn zur Hand nehme an die schöne Zeit dort oder an mein Ziel, das da ist: viel Reisen.

Schnell etwas notieren, Links von interessanten Newslettern speichern - das nehme ich auf die Schnelle in OneNote von Microsoft vor. Dort finde ich die Ideen und Webseiten schnell wieder, da ich verschiedene Abschnitte erstellt habe und die Notizen beim Abspeichern zuordne. Simpel einfach und über App auf Smartphone und Tablet und auf PC von überall Zugriff. Passt.

Eine Variante zu Asana ist das Tool Trello. Hier kannst du Aufgaben auf Karten und Boards visualisieren. Visualisierung liegt mir zwar, mir war es trotzdem ein wenig zu viel und irgendwie fühlte es sich für mich unsortiert an.

Jeder muss sein Tool finden und ständig was Neues ausprobieren, kostet auch viel Zeit und muss ja auch nicht sein. Ich bin eh eher ein Fan- Typ von Produkten. Wenn ich mal für etwas entschieden habe, bleibe ich treu. 😇Bei analogen Produkten ist es ganz extrem. Bei den digitalen Tools muss man ein bisschen flexibler sein, weil die digital fitten Start Ups schon noch gewaltig den Markt aufräumen.

Natürlich ist auch Evernote ein bewährtes Tool, um mühelos und organisiert arbeiten zu können. Grün und mit Elefant im Branding hätte es mir eigentlich gut zusagen müssen, aber ich bin bei Asana hängen geblieben. 

Die Nr. 1 und beste App für to do Listen mit 20 Millionen Nutzer lt. Hersteller (Stand November 2019). Ich finde sie auch tatsächlich gut und habe die App auch verwendet. Aber damals gab es starke Einschränkungen bei der kostenlosen Variante.  Und so richtig überzeugt hat sie mich dann auch nicht, so dass ich die Premium Version erworben hätte. 

Vielleicht ist das jetzt wieder anders. Probiere es einfach aus.

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