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Dezember 4

Digitale Tools

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"Welche Tools nutzt du denn so, Beate?" Eine oft gestellte Frage und eine häufige Antwort ist:"Es kommt darauf an!"

Ja, es kommt darauf an, auf was sich die Frage bezieht - auf Automatisierungs-Tools, auf Video-Tools, auf Apps, auf Bildbearbeitung, auf Buchhaltungs-Tools. Ja, das alles sind alles Bereiche, die man als Unternehmer*in bewerkstelligen muss.

In diesem Beitrag gehe ich auf die Tools ein, die mir bei der Organisierung meiner to do´s helfen. Grundsätzlich arbeite ich in der Cloud, denn bei meinem Laptop-Business wäre es sehr fahrlässig, wenn ich die Daten nur auf einer Festplatte speichern würde. Insofern achte ich natürlich bei den to do´s Tool auch auf umfassenden Zugriff von überall.

Unterwegs

Das Motto online und offline Welt zu verknüpfen bzw. beide Welten zu bedienen, dass gilt auch in dem Bereich. Ich habe neben meinen digitalen Tools weiterhin jedes Jahr einen schönen Papier - Jahreskalender, in dem ich die Ereignisse und Termine notiere.

Digitale Tools

Aufgaben organisieren

Kein Schnick -Schnack, das gefällt mir bei dem Projektmanagment-Tool. Als App auf dem Smartphone und Online-Zugriff per PC kann ich hier die täglichen to do´s schnell, übersichtlich und unkompliziert nicht nur eingeben, sondern auch abarbeiten. 

Ich habe mir für die verschiedene Bereiche meines Unternehmen verschiedene Projekte angelegt und notiere die Aufgaben entsprechend mit Terminierung. Bei dem Bereich der Immobilienvermarktung, die ich mit meinem Partner zusammen arrangiere, arbeiten wir im Team.  Jede Immmobilienvermarktung ist ein Projekt, jede Aufgabe wird notiert und zugewiesen und trotzdem sind wir beide aktuell und bestens informiert, was die Bearbeitung und den Fortschritt des Projektes betrifft.

Aufgaben, Diskussionen, Kalenderansicht, das alles ist vorhanden in Asana. Farbliche Kennzeichnung visualisieren sofort, welche Aufgabe zu welchem Projekt gehören und bei wiederkehrende Aufgaben gebe ich einfach den Turnus ein. 

Asana - nicht zu viel und nicht zu wenig und das sogar in der kostenlosen Variante. Für mich alles ausreichend und perfekt.

Wenn du ein bisschen mehr willst oder ein größeres Team hast, dann ist Slack wahrscheinlich die bessere Wahl. Slack wird ja schon groß gelobt und das zu Recht. Wirklich umfassend und trotzdem gut verständlich und sehr gut mit anderen Tools und Software kombinierbar.

Ein unübersichtliches Hin und Her mailen, ist nicht nur "oldschool", es wird den heutigen Anforderungen überhaupt nicht mehr gerecht. Wenn du im Team arbeiten willst, an unterschiedlichen Orten und den Überblick behalten willst, dann funktioniert dies nicht mit eMailing.

Aktuelle ist Slack jedoch für mein Aufgabengebiet und mein Team nicht notwendig. Wie gesagt, mit Asana komme ich aktuell sehr gut zurecht und falls ich mehr benötige kann ich Asana in Slack integrieren. Erneut perfekt. 

Termine, Termine, Termine. Um die Übersicht zu haben welche Aufgaben anstehen, ist eine Synchronisierung von mehreren Kalender und Tools für mich eine gute Variante. Ich komme schon wieder auf Asana. Besonders gut, finde ich hier nämlich die Übertragung der Aufgaben in einen Google Kalender.

Der Google Kalender ist wiederum synchronisiert mit unserem Online Terminkalender von eTermin, indem wir unseren Kunden Zeitfenster zur unkomplizierten Buchung zur Verfügung stellen. Bei Immobilienbesichtigungen, bei denen teilweise 30 Termine und mehr koordiniert werden müssen...- ein wahrer Segen. Unkompliziertes Buchen, Bestätigen oder Verschieben oder auch Stornieren mit automatischer Erinnerung, etc. Das Tool von eTermin ist recht umfassend und kann auf die Bedürfnisse der Nutzer sehr gut angepasst und individualisiert werden. Hier habe ich eher auf ein Tool gesetzt, mit dem mein Unternehmen weiter wachsen kann.

Und tatsächlich schreibe ich eine Menge Termine in meinen Papier Jahreskalender. Das ist für mich eine Tradition, die ich nicht missen möchte. Es ist einfach zu schön, Jahre später in einem vollgeschriebenen Kalender rum zu blättern. Meist kaufe ich den Jahreskalender unterwegs auf Reisen und denke dann jedes Mal, wenn ich ihn zur Hand nehme, an die schöne Reise.

Schnell etwas notieren, Links von interessanten Newslettern speichern - das nehme ich auf die Schnelle in OneNote von Microsoft vor. Dort finde ich die Ideen und Webseiten schnell wieder, da ich verschiedene Abschnitte erstellt habe und die Notizen beim Abspeichern zuordne. Simpel einfach und über App auf Smartphone und Tablet und auf PC von überall Zugriff. Passt.

Eine Variante zu Asana ist das Tool Trello. Hier kannst du Aufgaben auf Karten und Boards visualisieren. Visualisierung liegt mir zwar, mir war es trotzdem ein wenig zu viel und irgendwie fühlte es sich für mich unsortiert an.

Jeder muss sein Tool finden und ständig was Neues ausprobieren, kostet viel Zeit.  Im ersten Moment hat Trello mich nicht überzeugt und wenn ich mich für etwas entschieden habe, bleibe ich treu. Bei analogen Produkten lebe ich dies ziemlich extrem, bei digitalen Produkten bin ich ein wenig flexibler, weil die digital fitten Start Ups schon noch gewaltig den Markt aufräumen und in kleinen Abständen sehr gute innovative Produkte vorgestellt werden.

Natürlich ist auch Evernote ein bewährtes Tool, um mühelos und organisiert arbeiten zu können. Grün und mit Elefant im Branding hätte es mir eigentlich gut zusagen müssen, aber ich bin bei Asana hängen geblieben. 

Die Nr. 1 und beste App für to do Listen mit 20 Millionen Nutzer lt. Hersteller (Stand November 2019). Ich finde sie auch tatsächlich gut und habe die App auch verwendet. Aber damals gab es starke Einschränkungen bei der kostenlosen Variante.  Und so richtig überzeugt hat mich das Tool nicht, so dass ich bereit war, die Premium Version zu erworben. 

Vielleicht ist das jetzt wieder anders. Probiere es einfach aus.

Aufgaben notieren, bedeutet für mich, sie einem Projekt zuordnen zu können, sonst wird es unübersichtlich. Vor jeder Aufgabe heißt es also, eine Struktur im Unternehmen zu haben.


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